KI und Automatisierung
Prozessautomatisierung mit KI
Mit Prozessautomatisierung erledigen Ihre Programme wiederkehrende Arbeit selbst: Belege erfassen, Daten übertragen, Anfragen sortieren. Ihr Team prüft nur noch die Fälle, die einen Menschen brauchen.
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Überblick
Was Prozessautomatisierung im Mittelstand leistet
In vielen Betrieben wandern Daten noch von Hand von einem Programm ins nächste. Eine Bestellung kommt per E-Mail, wird in die Warenwirtschaft getippt, später in die Buchhaltung und am Ende in eine Excel-Liste. Jeder Schritt kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Prozessautomatisierung verbindet diese Schritte. Die Programme tauschen Daten selbst aus, Dokumente werden automatisch gelesen und abgelegt, Benachrichtigungen gehen zur richtigen Person. Wer Geschäftsprozesse automatisieren will, braucht dafür selten neue Software: Meist reichen die Schnittstellen der Programme, die Sie schon haben.
Neu ist, was KI dazu beiträgt. Früher konnte eine Automatisierung nur feste Regeln abarbeiten. Heute versteht sie auch unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Briefe oder Fotos von Lieferscheinen. Man spricht dann von intelligenter Prozessautomatisierung.
Ergebnis
Was Sie nach der Prozessautomatisierung haben
Zeit
Routine läuft im Hintergrund. Ihr Team kümmert sich um Kunden, Qualität und Ausnahmen statt um Abtippen.
Verlässlichkeit
Weniger Tippfehler, keine vergessenen Schritte, jeder Vorgang ist nachvollziehbar protokolliert.
Überblick
Eine Dokumentation, die zeigt, welcher Ablauf was tut, und eine Überwachung, die bei Fehlern Bescheid gibt.
Für wen
Für Teams, die zu viel Zeit mit Routine verbringen
Daten werden abgetippt, Dokumente sortiert, E-Mails weitergeleitet. Das kostet Zeit, führt zu Fehlern und frustriert gute Leute. Gerade wenn Fachkräfte fehlen, ist jede Stunde Routine eine Stunde, die für wichtige Arbeit fehlt. Prozessautomatisierung gibt diese Zeit zurück.
- Daten zwischen Programmen von Hand übertragen
- Belege und Dokumente manuell sortieren und ablegen
- Standardanfragen immer wieder gleich beantworten
- Berichte jede Woche neu aus mehreren Quellen zusammenstellen
Leistung
Was wir bei der Prozessautomatisierung übernehmen
Abläufe aufnehmen
Wir schauen uns an, wie die Arbeit heute läuft, und finden die Schritte, die sich lohnen.
Dokumente verarbeiten
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare automatisch auslesen, prüfen und ablegen.
Systeme verbinden
Daten fließen zwischen Shop, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und E-Mail, zum Beispiel mit n8n oder Power Automate.
Antworten vorbereiten
Entwürfe für Angebote und Standardantworten, die Ihr Team nur noch prüft und freigibt.
Prüfschritte einbauen
Unsichere Fälle landen bei einem Menschen, statt automatisch weiterzulaufen.
Betrieb und Überwachung
Wir behalten Ihre Abläufe im Blick, reagieren auf Fehler und passen sie an, wenn sich etwas ändert.
Ablauf
Prozessautomatisierung in vier Schritten
Aufnahme
Wir dokumentieren den Ablauf, wie er heute ist, mit Mengen, Zeiten und Fehlerquellen.
Entwurf
Wir zeigen, welche Schritte automatisch laufen und wo ein Mensch prüft, mit Kosten und Nutzen.
Umsetzung
Wir bauen den Ablauf, testen ihn mit echten Beispielen und schalten ihn schrittweise frei.
Betrieb
Wir überwachen, messen die gesparte Zeit und verbessern, was im Alltag noch hakt.
Selbst rechnen
Was kostet Routine Ihr Team im Jahr?
Drei Schieberegler, Ihre eigenen Werte. So sehen Sie, wie viel Arbeitszeit in Aufgaben steckt, die sich für eine Prozessautomatisierung eignen.
Routine im Jahr
1.840 h
entspricht etwa
82.800 €
Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Der Rechner läuft nur in Ihrem Browser, nichts wird übertragen. Wie viel davon KI übernehmen kann, klären wir in der Analyse.
Ergebnis besprechenGeschäftsprozesse automatisieren: typische Beispiele
Fast jede Abteilung hat Abläufe, die nach festen Regeln passieren. Hier eine Auswahl, mit der viele unserer Kunden beginnen:
- Buchhaltung: Eingangsrechnungen aus dem Postfach holen, Daten auslesen, mit der Bestellung abgleichen und zur Freigabe vorlegen. Abweichungen werden markiert, alles andere läuft durch.
- Vertrieb: Anfragen aus Formular und E-Mail sammeln, im CRM anlegen, die zuständige Person informieren und nach einigen Tagen an das Nachfassen erinnern.
- Kundenservice: E-Mails nach Anliegen sortieren, Antworten aus Ihrem Wissen vorschlagen und Tickets an die richtige Abteilung geben.
- Einkauf und Lager: Lieferscheine fotografieren, Mengen auslesen, Bestände aktualisieren und bei Unterschreitung eine Bestellung vorbereiten.
- Personal: Bewerbungen bestätigen, Unterlagen ablegen, Termine vorschlagen. Die Auswahl trifft immer ein Mensch.
- Geschäftsführung: Wöchentliche Kennzahlen aus mehreren Programmen automatisch in einem Bericht zusammenführen.
Welcher Ablauf sich zuerst lohnt, hängt von Menge und Fehlerquote ab. Das rechnen wir in der Aufnahme gemeinsam aus.
Werkzeuge für die Workflow-Automatisierung
Für die Workflow-Automatisierung gibt es mehrere bewährte Werkzeuge. Wir wählen nach Ihren Programmen, Ihren Daten und Ihrem Budget.
n8n
Ein flexibles Werkzeug, das sich auch auf einem eigenen Server oder in einem deutschen Rechenzentrum betreiben lässt. Gut geeignet, wenn Daten das Haus nicht verlassen sollen oder viele Abläufe mit KI verbunden werden. Wir setzen n8n häufig ein.
Power Automate
Die Automatisierung von Microsoft. Naheliegend, wenn Ihr Betrieb mit Microsoft 365 arbeitet und Abläufe vor allem zwischen Outlook, Teams, SharePoint und Excel laufen.
Schnittstellen direkt
Manche Abläufe sind so wichtig oder so groß, dass eine direkte Verbindung über die Schnittstelle der Programme sinnvoller ist. Das ist aufwendiger, aber sehr stabil.
Wichtig: Die Automatisierung gehört Ihnen. Sie läuft in Ihren Konten, und Sie erhalten eine Dokumentation, damit auch andere Dienstleister daran weiterarbeiten können.
KI
Intelligente Prozessautomatisierung: wenn Regeln nicht reichen
Klassische Automatisierung braucht feste Regeln: Wenn Feld A ausgefüllt ist, dann tue B. Viele Dokumente halten sich aber nicht an Regeln. Jede Rechnung sieht anders aus, jede Kundenmail ist anders formuliert.
Hier hilft KI. Sie erkennt, um welches Anliegen es geht, liest Daten aus beliebigen Dokumenten und formuliert Entwürfe. Die Prozessautomatisierung übernimmt dann den Rest: speichern, weiterleiten, benachrichtigen.
- Eingangsrechnungen jedes Lieferanten auslesen, auch ohne feste Vorlage,
- E-Mails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren,
- Antwortentwürfe aus Ihrem eigenen Wissen erstellen,
- Fotos von Lieferscheinen oder Zählerständen in Daten verwandeln.
Damit KI keine Fehler weiterträgt, bauen wir Prüfschritte ein. Ist sich die KI unsicher, entscheidet ein Mensch.
Die E-Rechnung als Anlass für Prozessautomatisierung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle übrigen Unternehmen (Stand November 2026). Das ist eine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Fristen fasst die IHK Region Stuttgart zusammen.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Genau das macht sie zum idealen Startpunkt: Statt PDF-Rechnungen abzutippen, werden die Daten direkt in die Buchhaltung übernommen, geprüft und zur Freigabe vorgelegt. Wer den Rechnungseingang ohnehin umstellen muss, kann ihn bei der Gelegenheit gleich automatisieren.
Auch beim Rechnungsausgang lohnt sich ein Blick: Wenn Rechnungen ohnehin als Datensatz entstehen, können sie automatisch erzeugt, geprüft, versendet und archiviert werden. Zahlungseingänge lassen sich anschließend mit den offenen Posten abgleichen, und nur Abweichungen landen noch bei Ihrem Team.
Das ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Welche Fristen für Sie gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei.
Vorher und nachher: der Rechnungseingang mit Prozessautomatisierung
Wie sich ein Ablauf verändert, zeigt der Rechnungseingang, den fast jeder Betrieb kennt. Die Schritte sind typisch, die Zeiten hängen von Ihrem Betrieb ab.
Vorher
- Rechnungen kommen per Post, E-Mail und Lieferantenportal.
- Jemand sammelt sie, tippt Rechnungsnummer, Betrag und Datum in die Buchhaltung.
- Die Rechnung geht per E-Mail zur Freigabe, oft mit Nachfragen.
- Freigegebene Rechnungen werden abgelegt, Zahlungen von Hand angestoßen.
Nachher
- Alle Rechnungen landen in einem Postfach, E-Rechnungen werden direkt gelesen, PDFs von der KI ausgelesen.
- Die Daten werden mit der Bestellung abgeglichen, Abweichungen markiert.
- Die zuständige Person erhält eine Freigabe mit einem Klick, ohne Mailverkehr.
- Ablage und Zahlungsvorschlag laufen automatisch, Ihr Team prüft nur noch die markierten Fälle.
Der Mensch bleibt in der Verantwortung, aber er arbeitet an den Stellen, an denen Erfahrung zählt. Genau das ist das Ziel jeder guten Prozessautomatisierung.
Fünf Fehler bei der Prozessautomatisierung
- Schlechte Abläufe automatisieren. Ein umständlicher Prozess wird durch Automatisierung nur schneller umständlich. Erst vereinfachen, dann automatisieren.
- Keine Ausnahmen einplanen. Jeder Ablauf hat Sonderfälle. Wenn niemand festlegt, was mit ihnen passiert, bleiben sie liegen.
- Keine Überwachung. Schnittstellen ändern sich, Passwörter laufen ab. Ohne Benachrichtigung bei Fehlern merkt es niemand.
- Alles in einer Person. Wenn nur ein Mitarbeiter weiß, wie die Automatisierung funktioniert, wird sie zum Risiko. Dokumentation gehört dazu.
- Zu groß anfangen. Ein kleiner Ablauf, der zuverlässig läuft, überzeugt mehr als ein großes Projekt, das nie fertig wird.
Bei unserer Prozessautomatisierung ist jeder dieser Punkte ein fester Bestandteil.
Sicherheit
Datenschutz und Sicherheit in der Prozessautomatisierung
Automatisierte Abläufe verarbeiten oft Kundendaten, Rechnungen oder Personalunterlagen. Deshalb planen wir Datenschutz und Sicherheit von Anfang an mit:
- Zugänge mit eigenen Konten und nur den nötigen Rechten,
- Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen beteiligten Diensten,
- Betrieb auf eigenem Server oder in einem deutschen Rechenzentrum, wenn nötig,
- Protokolle, die zeigen, welcher Ablauf wann was getan hat,
- Regeln, welche Daten an KI-Dienste gehen dürfen und welche nicht.
Laut Bitkom sind Datenschutzanforderungen für zwei Drittel der KI-nutzenden Unternehmen eine Hürde. Mit klaren Regeln wird daraus eine lösbare Aufgabe. Wenn Sie Ihr Team zusätzlich schulen möchten, hilft die KI-Einführung.
Gut zu wissen
Wann sich Prozessautomatisierung rechnet
Als Faustregel: Ein Ablauf, der oft vorkommt, immer gleich abläuft und heute von Hand erledigt wird, ist ein guter Kandidat. Je häufiger und fehleranfälliger, desto schneller rechnet sich die Automatisierung.
Mit dem Rechner oben sehen Sie, wie viel Zeit in Routine steckt. In der Aufnahme rechnen wir für Ihren konkreten Ablauf nach.
Wem die Automatisierung gehört
Ihnen. Sie läuft in Ihren Konten, Sie erhalten Zugänge und eine Dokumentation.
Was bei Fehlern passiert
Wir bauen Prüfschritte und Benachrichtigungen ein. Unsichere Fälle landen bei einem Menschen.
Wie es weitergeht
Viele Kunden starten mit einem Ablauf und ergänzen dann einen KI-Assistenten oder den KI-Telefonassistenten.
So bereiten Sie die Prozessautomatisierung vor
Sie brauchen keine technischen Vorkenntnisse. Mit diesen Angaben kommen wir in der Aufnahme schnell zu einem belastbaren Ergebnis:
- Welcher Ablauf nervt Ihr Team am meisten, und wie oft kommt er vor, pro Tag, Woche oder Monat?
- Welche Programme sind beteiligt, zum Beispiel Outlook, Warenwirtschaft, Buchhaltung, CRM oder Shop?
- Wer erledigt den Ablauf heute, und wie lange dauert ein einzelner Vorgang ungefähr?
- Wo passieren Fehler, und was kosten sie, etwa durch Nacharbeit, Mahnungen oder verärgerte Kunden?
- Welche Sonderfälle gibt es, die anders behandelt werden müssen?
- Gibt es Daten, die das Haus nicht verlassen dürfen?
Ein paar Beispiele aus dem Alltag, etwa drei typische Rechnungen oder fünf echte Kundenanfragen, helfen mehr als jede lange Beschreibung. Wir behandeln sie vertraulich und nutzen sie nur für die Planung.
Woran Sie den Erfolg der Prozessautomatisierung messen
Vor dem Start legen wir gemeinsam fest, woran Sie den Erfolg erkennen. Typische Messgrößen sind:
- Zeit je Vorgang: Wie lange dauert ein Vorgang vorher und nachher, gerechnet auf einen Monat?
- Durchlaufzeit: Wie schnell ist eine Rechnung freigegeben oder eine Anfrage beantwortet?
- Fehlerquote: Wie oft muss nachgearbeitet werden?
- Anteil automatisch erledigter Fälle: Wie viele Vorgänge laufen ohne menschlichen Eingriff durch, wie viele landen in der Prüfung?
Nach einigen Wochen vergleichen wir die Werte mit dem Ausgangspunkt. So sehen Sie schwarz auf weiß, was die Prozessautomatisierung bringt, und wir erkennen, wo der Ablauf noch verbessert werden kann.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Die Kosten hängen davon ab, wie viele Programme beteiligt sind, wie viele Sonderfälle es gibt und ob KI eingesetzt wird. Nach der Aufnahme erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit festem Umfang.
Dazu kommen laufende Kosten: die Lizenz des Automatisierungswerkzeugs oder der Server, auf dem es läuft, gegebenenfalls Gebühren für KI-Dienste nach Verbrauch und auf Wunsch unsere Betreuung. Wir rechnen diese Kosten vorab transparent gegen die gesparte Zeit.
Unser Rat: mit einem einzelnen, häufigen Ablauf beginnen. Er ist schnell umgesetzt, zeigt den Nutzen und schafft Vertrauen für die nächsten Schritte. Was KI-Dienste im Monat kosten, zeigt der KI-Kostenrechner.
Abschluss
Am Ende der Prozessautomatisierung: Routine läuft von allein
Nach der Umsetzung laufen Ihre Abläufe zuverlässig im Hintergrund. Sie erhalten:
- eine Dokumentation jedes Ablaufs mit Zuständigkeiten,
- Zugänge zu Ihren Automatisierungen in Ihren eigenen Konten,
- eine Überwachung mit Benachrichtigung bei Fehlern,
- eine Auswertung, wie viel Zeit die Automatisierung spart,
- Vorschläge, welche Abläufe sich als Nächstes lohnen.
So wird Prozessautomatisierung kein einmaliges Projekt, sondern ein Werkzeug, das mit Ihrem Betrieb wächst.
Preis
Ihr Angebot für die Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung
Preis nach Aufnahme, schriftlich vorab
- Aufnahme und Bewertung des Ablaufs
- Umsetzung mit Prüfschritten und Test
- Dokumentation und Übergabe
- Betrieb und Überwachung auf Wunsch
Umfang und Preis legen wir vor Beginn schriftlich fest.
Fragen
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Welche Abläufe eignen sich für Prozessautomatisierung?
Alles, was regelmäßig nach festen oder erkennbaren Regeln passiert: Daten übertragen, Dokumente erfassen, Benachrichtigungen verschicken, Berichte erstellen, Anfragen sortieren.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Wir bauen Prüfschritte ein. Unsichere Fälle landen bei einem Menschen, statt automatisch weiterzulaufen, und bei technischen Fehlern gibt es eine Benachrichtigung.
Mit welchen Programmen funktioniert das?
Mit den meisten Programmen, die eine Schnittstelle haben, etwa Microsoft 365, gängige Shops, CRM-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme. Das prüfen wir vor dem Start.
Brauchen wir dafür KI?
Nicht immer. Viele Abläufe funktionieren mit klaren Regeln. KI lohnt sich, wenn unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Briefe oder Fotos verarbeitet werden.
Wem gehört die Automatisierung?
Ihnen. Sie läuft in Ihren Konten, und Sie erhalten eine Dokumentation, mit der auch andere Dienstleister weiterarbeiten können.
Wo laufen die Abläufe?
Je nach Werkzeug in der Cloud des Anbieters, auf einem eigenen Server oder in einem deutschen Rechenzentrum. Das legen wir gemeinsam nach Ihren Datenschutzanforderungen fest.
Was ist der Unterschied zu RPA?
RPA bedient Programme wie ein Mensch über die Oberfläche. Wir verbinden Programme bevorzugt über ihre Schnittstellen, weil das stabiler ist. Wo es keine Schnittstelle gibt, kann RPA eine Lösung sein.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein einzelner, klar umrissener Ablauf ist oft in wenigen Wochen produktiv. Den Zeitplan erhalten Sie mit dem Angebot.
Hilft Prozessautomatisierung bei der E-Rechnung?
Ja. E-Rechnungen sind strukturierte Daten und lassen sich gut automatisch prüfen und in die Buchhaltung übernehmen. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Kanzlei.
Können unsere Mitarbeitenden die Abläufe selbst anpassen?
Kleine Änderungen wie neue Empfänger oder geänderte Texte ja, wenn das Werkzeug es zulässt. Wir zeigen Ihrem Team, wie das geht. Größere Änderungen dokumentieren und testen wir gemeinsam.
Was passiert, wenn sich ein Programm ändert?
Dann meldet die Überwachung einen Fehler, und wir passen den Ablauf an. Mit einem Betreuungsvertrag übernehmen wir das ohne gesonderten Auftrag.
Wann rechnet sich das?
Das hängt von der gesparten Zeit ab. Der Routine-Rechner gibt eine erste Einschätzung, die wir in der Aufnahme für Ihren Ablauf genauer machen.
Selbst prüfen: Routine-Rechner
Rechnen Sie aus, wie viele Stunden Ihr Team im Jahr mit Routine verbringt, bevor wir über Prozessautomatisierung sprechen.
Wissen