KI und Automatisierung
KI-Einführung im Unternehmen
Unsere KI-Einführung bringt KI vom ersten Test in den Alltag: passende Werkzeuge, klare Regeln, geschulte Mitarbeitende und ein Ansprechpartner, wenn Fragen kommen.
Feste Ansprechpartner · Monatsbericht · Partner von IONOS, WatchGuard, TERRA, sipgate und eRecht24
Überblick
Warum eine KI-Einführung mehr ist als ein Lizenzkauf
KI im Unternehmen ist kein Zukunftsthema mehr. Laut Bitkom setzen 2026 erstmals 57 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI ein, ein Jahr zuvor waren es 36 Prozent. Gleichzeitig sehen sich neun von zehn Unternehmen erst am Anfang (Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, September 2026).
Wer KI im Unternehmen einführen will, scheitert selten an der Technik. Der Grund ist fast immer derselbe: Lizenzen sind schnell gekauft, aber ohne Regeln, Schulung und passende Aufgaben bleibt der Nutzen klein. Eine gute KI-Einführung schließt genau diese Lücke. Sie verbindet Technik, Menschen und Regeln, damit KI im Alltag wirklich genutzt wird.
Wenn Sie noch nicht wissen, wo KI sich bei Ihnen lohnt, beginnt der Weg mit einer KI-Beratung. Wenn die Richtung klar ist, setzen wir mit der KI-Einführung um.
Ergebnis
Was Sie nach der KI-Einführung haben
Werkzeuge
Eingerichtete KI-Werkzeuge mit sicheren Einstellungen, passend zu Ihren Programmen und Aufgaben.
Regeln
Eine KI-Richtlinie, die Ihr Team versteht, und eine Dokumentation für Datenschutz und AI Act.
Können
Geschulte Mitarbeitende mit Nachweis und erste Anwendungen, die im Alltag Zeit sparen.
Für wen
Für Unternehmen, die KI im Team verankern wollen
Viele Betriebe nutzen KI schon, nur nicht gemeinsam. Einzelne arbeiten mit privaten Konten, andere trauen sich nicht, und niemand weiß, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Eine strukturierte KI-Einführung macht aus Einzelversuchen einen gemeinsamen Standard.
- Lizenzen gekauft, aber kaum genutzt
- Keine klaren Regeln, welche Daten in KI-Werkzeuge dürfen
- Mitarbeitende sind unsicher oder skeptisch
- Pflicht zur KI-Kompetenz nach AI Act ist noch offen
Leistung
Was wir bei der KI-Einführung übernehmen
Auswahl der Werkzeuge
Wir vergleichen Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Gemini und spezialisierte Lösungen und empfehlen, was zu Ihnen passt.
Sichere Einrichtung
Konten, Rechte, Datenschutz-Einstellungen und Verträge zur Auftragsverarbeitung, sauber dokumentiert.
KI-Richtlinie
Klare Regeln für Ihr Team: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten tabu sind und wer Ansprechpartner ist.
Schulung nach Rollen
Praxisnahe Schulung für Geschäftsführung, Fachbereiche und Power-User, mit Nachweis für Ihre Unterlagen.
Erste Anwendungen
Gemeinsam bauen wir Vorlagen und Abläufe für Aufgaben, die Ihr Team täglich erledigt.
Begleitung
Ein fester Ansprechpartner in den ersten Wochen und ein Rückblick, was funktioniert und was nachgeschärft wird.
Ablauf
KI-Einführung in vier Schritten
Bestandsaufnahme
Welche Werkzeuge sind schon im Einsatz, welche Aufgaben kosten Zeit, welche Daten sind sensibel?
Einrichtung
Wir richten die gewählten Werkzeuge ein und schreiben mit Ihnen die KI-Richtlinie.
Schulung
Ihr Team lernt die Werkzeuge an echten Aufgaben aus dem eigenen Alltag kennen.
Begleitung
In den ersten Wochen beantworten wir Fragen, messen die Nutzung und schärfen nach.
Selbsttest
Wie bereit ist Ihr Betrieb für die KI-Einführung?
Vier Fragen, eine ehrliche Einschätzung. Ohne Anmeldung, nichts wird gespeichert.
Beantworten Sie die 4 Fragen
Ihre Einschätzung erscheint hier. Ohne Anmeldung, nichts wird gespeichert.
Welche Werkzeuge bei der KI-Einführung infrage kommen
Die meisten Unternehmen starten mit einem der großen KI-Assistenten. Entscheidend ist, mit welchen Programmen Ihr Team schon arbeitet und wie sensibel Ihre Daten sind.
- Microsoft 365 Copilot: Arbeitet direkt in Outlook, Word, Excel und Teams und greift mit den Rechten der Person auf Ihre Daten in Microsoft 365 zu. Sinnvoll, wenn Ihr Betrieb ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet. Vorher müssen Freigaben und Berechtigungen aufgeräumt sein, sonst findet Copilot auch Dinge, die nicht für alle gedacht sind.
- ChatGPT Business: Starker Allrounder zum Schreiben, Recherchieren und Auswerten, mit Teamverwaltung. Gut geeignet, wenn viele unterschiedliche Aufgaben anfallen und nicht alles in Microsoft 365 stattfindet.
- Gemini für Google Workspace: Die naheliegende Wahl für Betriebe, die mit Gmail, Google Docs und Google Drive arbeiten.
- Eigene KI: Offene Modelle auf eigener Hardware oder in einem deutschen Rechenzentrum. Lohnt sich bei sehr sensiblen Daten oder großen Mengen gleichartiger Aufgaben.
- Spezialisierte Lösungen: KI im Telefon, in der Buchhaltung oder im Kundenservice. Hier verbinden wir die KI-Einführung oft mit Prozessautomatisierung oder einem KI-Assistenten.
Wir sind an keinen KI-Anbieter gebunden. Wo wir mit Partnern arbeiten und eine Provision erhalten, sagen wir das offen.
Fünf Stolpersteine bei der KI-Implementierung
- Berechtigungen nicht aufgeräumt. KI-Assistenten finden alles, worauf eine Person Zugriff hat. Wer vor der KI-Implementierung nicht aufräumt, macht alte Freigaben plötzlich sichtbar.
- Keine Richtlinie. Ohne Regeln landen Kundendaten in privaten Konten. Eine kurze, verständliche Richtlinie schützt Sie und gibt dem Team Sicherheit.
- Schulung als Pflichttermin. Ein Vortrag über Möglichkeiten ändert wenig. Wirksam ist Üben an echten Aufgaben aus dem eigenen Arbeitsalltag.
- Alle Lizenzen auf einmal. Besser mit einer Pilotgruppe starten, Erfahrungen sammeln und dann ausrollen. So zahlen Sie nur für Plätze, die genutzt werden.
- Kein Ansprechpartner. Fragen tauchen erst im Alltag auf. Wenn dann niemand antwortet, schläft die Nutzung nach wenigen Wochen wieder ein.
Bei unserer KI-Einführung planen wir für jeden dieser Punkte einen festen Schritt ein.
KI im Unternehmen: erste Anwendungen nach der KI-Einführung
Damit die KI-Einführung im Alltag ankommt, starten wir mit Aufgaben, die in fast jedem Betrieb vorkommen. Je Bereich bauen wir Vorlagen, die Ihr Team sofort nutzen kann.
- Geschäftsführung: Berichte und lange Dokumente zusammenfassen, Entscheidungsvorlagen gliedern, Rundschreiben an das Team vorformulieren. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, die Vorarbeit geht schneller.
- Vertrieb: Angebote aus Bausteinen vorbereiten, Gesprächsnotizen in eine Zusammenfassung mit nächsten Schritten verwandeln, Antworten auf Ausschreibungsfragen entwerfen.
- Verwaltung: E-Mails vorsortieren und beantworten, Protokolle aus Besprechungen erstellen, Tabellen auswerten und in verständliche Sätze bringen.
- Technik und Service: Anleitungen in einfache Sprache übersetzen, Fehlermeldungen erklären, Wissen aus Handbüchern schneller finden.
- Personal: Stellenanzeigen formulieren, Einarbeitungspläne vorbereiten, Antworten auf häufige Fragen neuer Kolleginnen und Kollegen sammeln. Bewerbungen bewertet immer ein Mensch.
Wichtig ist, dass jede Vorlage aus Ihrem echten Alltag stammt. Deshalb entstehen sie gemeinsam mit den Menschen, die die Aufgabe heute erledigen.
Datenschutz bei der KI-Einführung
Datenschutz ist bei jeder KI-Einführung ein fester Schritt, kein Nachtrag. Laut Bitkom nennen zwei Drittel der Unternehmen, die KI bereits nutzen, Datenschutzanforderungen als Hürde. Mit einer klaren Prüfung wird daraus eine lösbare Aufgabe.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter abschließen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.
- Einstellungen prüfen: Werden Eingaben zum Training verwendet, wo werden Daten gespeichert, wie lange?
- Festlegen, welche Daten nie in ein KI-Werkzeug gehören, und das in der Richtlinie verankern.
- Ergebnisse auf Richtigkeit prüfen, bevor sie an Kunden gehen.
- Die Prüfung dokumentieren, damit Sie sie bei Nachfragen vorzeigen können.
Eine gute Grundlage ist die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz. Wir übersetzen sie in konkrete Schritte für Ihre Werkzeuge. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
Regeln
KI-Richtlinie: Regeln, die Ihr Team versteht
Eine KI-Richtlinie ist das Herzstück jeder KI-Einführung. Sie muss nicht lang sein, aber eindeutig. Typische Inhalte:
- welche KI-Werkzeuge erlaubt sind und wofür,
- welche Daten nie in ein KI-Werkzeug gehören, etwa Gesundheitsdaten oder Passwörter,
- dass Ergebnisse der KI vor der Verwendung geprüft werden,
- wie KI-Inhalte gekennzeichnet werden, wenn das nötig ist,
- wer im Haus Ansprechpartner ist und wie neue Werkzeuge freigegeben werden.
Wir schreiben die Richtlinie gemeinsam mit Ihnen, in Ihrer Sprache und passend zu Ihren Werkzeugen. Ihr Datenschutzbeauftragter und, falls vorhanden, der Betriebsrat sollten früh eingebunden werden.
Schulung
Schulung und KI-Kompetenz nach AI Act
Wer KI im Unternehmen beruflich nutzt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden fördern. Seit 27. Juli 2026 gilt dafür die durch den Digital Omnibus geänderte Fassung (Stand November 2026). Ein bestimmtes Zertifikat ist nicht vorgeschrieben, eine Dokumentation der Maßnahmen ist sinnvoll. Den Text der Verordnung finden Sie bei EUR-Lex.
Deshalb gehört die Schulung zur KI-Einführung dazu. Wir schulen nach Rollen: Wer KI nur gelegentlich nutzt, braucht etwas anderes als jemand, der Abläufe automatisiert. Alle Teilnehmenden erhalten einen Nachweis über Inhalte und Dauer.
Mehr zu den Pflichten lesen Sie im Beitrag KI-Kompetenz nach AI Act. Wenn Sie nur die Schulung brauchen, finden Sie sie unter KI-Schulung. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
Gut zu wissen
Wie Sie skeptische Mitarbeitende gewinnen
Mit Aufgaben, die ihnen selbst lästig sind. Wenn KI eine ungeliebte Routine abnimmt, etwa Protokolle zusammenfassen oder Standardmails vorformulieren, wächst die Bereitschaft von allein.
Ebenso wichtig: offen sagen, was KI nicht soll. KI im Unternehmen ersetzt keine Entscheidungen, sie bereitet sie vor.
Schatten-KI sichtbar machen
Wenn es keine erlaubten Werkzeuge gibt, nutzen Mitarbeitende eigene Konten. Eine KI-Einführung mit klaren, guten Angeboten ist der beste Schutz davor.
Erfolg messen
Vorher festlegen, woran Sie Erfolg erkennen: eingesparte Zeit je Aufgabe, kürzere Antwortzeiten, weniger Rückfragen. Nach einigen Wochen vergleichen wir mit dem Ausgangswert.
Nach der Einführung
KI-Werkzeuge ändern sich schnell. Auf Wunsch halten wir Richtlinie und Schulung aktuell und prüfen einmal im Quartal, ob neue Funktionen für Sie relevant sind.
Selbst rechnen
Was kostet Routine Ihr Team im Jahr?
Drei Schieberegler, Ihre eigenen Werte. So sehen Sie, wie viel Arbeitszeit in wiederkehrenden Aufgaben steckt, die nach der KI-Einführung schneller gehen können.
Routine im Jahr
1.840 h
entspricht etwa
82.800 €
Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Der Rechner läuft nur in Ihrem Browser, nichts wird übertragen. Wie viel davon KI übernehmen kann, klären wir in der Analyse.
Ergebnis besprechenCheckliste vor dem Start der KI-Einführung
Diese Fragen sollten vor dem Start beantwortet sein. Was noch offen ist, klären wir in der Bestandsaufnahme gemeinsam.
- Wer im Haus ist verantwortlich für KI und Ansprechpartner für das Team?
- Welche drei Aufgaben kosten heute am meisten Zeit?
- Mit welchen Programmen arbeitet Ihr Team, etwa Microsoft 365, Google Workspace, ERP oder CRM?
- Nutzen Mitarbeitende schon KI-Werkzeuge, und wenn ja, mit welchen Konten?
- Welche Daten dürfen das Haus auf keinen Fall verlassen?
- Gibt es einen Betriebsrat oder eine Datenschutzbeauftragte Person, die früh eingebunden werden sollte?
- Woran messen Sie in drei Monaten, ob sich die KI-Einführung gelohnt hat?
Wenn Sie mindestens die Hälfte beantworten können, sind Sie gut vorbereitet. Wenn nicht, ist das kein Hindernis: Genau dafür gibt es die Bestandsaufnahme am Anfang.
Was kostet eine KI-Einführung?
Die Kosten einer KI-Einführung setzen sich aus zwei Teilen zusammen: der einmaligen Einführung (Auswahl, Einrichtung, Richtlinie, Schulung, Begleitung) und den laufenden Kosten der Werkzeuge. Die Einführung bieten wir zu einem festen Preis an, den Sie vor Beginn schriftlich erhalten.
Die laufenden Kosten hängen vom Werkzeug und der Zahl der Nutzer ab. Ein Abo wird je Person und Monat berechnet, die Nutzung über eine Schnittstelle nach Verbrauch. Eine erste Rechnung für Ihr Team machen Sie mit dem KI-Kostenrechner, Hintergründe stehen im Beitrag Was kostet ChatGPT für Unternehmen?.
Unser Rat: mit einer kleinen Pilotgruppe beginnen. So zahlen Sie zunächst nur wenige Lizenzen und wissen nach einigen Wochen, ob sich ein Ausbau lohnt.
Abschluss
Am Ende der KI-Einführung: ein Team, das KI nutzt
Nach der KI-Einführung arbeiten Ihre Mitarbeitenden mit eingerichteten Werkzeugen, kennen die Regeln und wissen, an wen sie sich wenden. Sie erhalten:
- eine Dokumentation der Einrichtung und der Datenschutz-Einstellungen,
- Ihre KI-Richtlinie als bearbeitbares Dokument,
- Schulungsnachweise für alle Teilnehmenden,
- eine Sammlung von Vorlagen für typische Aufgaben,
- einen Rückblick mit Empfehlungen für die nächsten Schritte.
Damit ist KI im Unternehmen kein Experiment mehr, sondern ein Werkzeug wie jedes andere.
Preis
Ihr Angebot für die KI-Einführung
KI-Einführung
Preis nach Analyse, schriftlich vorab
- Auswahl und sichere Einrichtung der Werkzeuge
- KI-Richtlinie für Ihr Team
- Schulung nach Rollen mit Nachweis
- Begleitung in den ersten Wochen
Umfang und Preis legen wir vor Beginn schriftlich fest.
Fragen
Häufige Fragen zur KI-Einführung
Wie lange dauert eine KI-Einführung?
Das hängt von der Zahl der Nutzer und Werkzeuge ab. Eine Pilotgruppe ist oft in wenigen Wochen startklar, der Ausbau auf alle folgt danach. Den Zeitplan erhalten Sie mit dem Angebot.
Welche KI-Werkzeuge führen Sie ein?
Je nach Bedarf zum Beispiel Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business oder Gemini, aber auch spezialisierte Lösungen. Wir sind an keinen KI-Anbieter gebunden.
Brauchen wir eine KI-Richtlinie?
Wir empfehlen sie dringend. Sie schafft Klarheit für Ihr Team, schützt vor Datenschutzpannen und hilft beim Nachweis der KI-Kompetenz nach dem AI Act.
Wie gewinnen wir skeptische Mitarbeitende?
Mit Aufgaben, die ihnen selbst lästig sind. Wenn KI eine ungeliebte Routine abnimmt, wächst die Bereitschaft. Wichtig ist auch, offen zu sagen, wofür KI nicht eingesetzt wird.
Bekommen wir einen Schulungsnachweis?
Ja. Alle Teilnehmenden erhalten einen Nachweis über Inhalte und Dauer der Schulung. Das hilft bei der Dokumentation der KI-Kompetenz.
Müssen wir den Betriebsrat beteiligen?
Wenn ein Werkzeug Leistung oder Verhalten von Beschäftigten erfassen kann, ist der Betriebsrat in der Regel zu beteiligen. Wir empfehlen, ihn früh einzubinden. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Beratung und KI-Einführung?
Die KI-Beratung klärt, wo KI sich lohnt und welche Werkzeuge passen. Die KI-Einführung setzt das um: Einrichtung, Regeln, Schulung und Begleitung.
Funktioniert das auch ohne eigene IT-Abteilung?
Ja. Viele unserer Kunden haben keine eigene IT. Wir übernehmen die Einrichtung und arbeiten bei Bedarf mit Ihrem IT-Dienstleister zusammen.
Was kostet die KI-Einführung?
Das hängt von der Zahl der Nutzer und Werkzeuge ab. Den Preis für die Einführung erhalten Sie vorab schriftlich, die laufenden Kosten der Werkzeuge rechnen wir transparent mit Ihnen durch.
Können wir mit kostenlosen KI-Werkzeugen starten?
Für private Tests ja, für Firmendaten raten wir davon ab. Kostenlose Konten bieten meist keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und keine Verwaltung für das Team. Bei der KI-Einführung setzen wir deshalb auf Geschäftskonten mit klaren Einstellungen.
Welche Rolle spielt die Geschäftsführung bei der KI-Einführung?
Eine entscheidende. Wenn die Geschäftsführung KI selbst nutzt, Ziele benennt und Zeit für die Schulung freigibt, folgt das Team deutlich leichter. Wir binden sie deshalb am Anfang und beim Rückblick ein.
Wie geht es nach der KI-Einführung weiter?
Sie entscheiden. Viele Kunden starten danach mit einer ersten Automatisierung oder einem KI-Assistenten. Auf Wunsch halten wir Richtlinie und Schulung aktuell.
Selbst prüfen: KI-Kostenrechner
Rechnen Sie vor der KI-Einführung aus, was ChatGPT, Copilot oder eine eigene Lösung für Ihr Team im Monat kosten.
Wissen