KI und Automatisierung
KI-Beratung für den Mittelstand
Unsere KI-Beratung zeigt Ihnen, bei welchen Aufgaben KI in Ihrem Betrieb wirklich Zeit spart, was das kostet und wie Sie es sicher einführen. Am Ende steht ein schriftlicher Plan.
Feste Ansprechpartner · Monatsbericht · Partner von IONOS, WatchGuard, TERRA, sipgate und eRecht24
Überblick
Was KI-Beratung für Ihr Unternehmen leistet
Viele Unternehmen haben ChatGPT oder Copilot schon ausprobiert. Im Alltag ändert sich trotzdem wenig, weil niemand Zeit hat, die passenden Aufgaben auszuwählen, Daten sauber anzubinden und das Team mitzunehmen. Genau hier setzt unsere KI-Beratung an, im Englischen oft KI-Consulting genannt.
Wir schauen uns Ihre Abläufe an, sprechen mit den Menschen, die die Arbeit machen, und bewerten jede Idee nach Aufwand und Nutzen. Sie erfahren, welche Werkzeuge passen, was sie im Monat kosten und welche Regeln Ihr Team braucht.
Eine gute KI-Beratung endet nicht mit einer Präsentation. Sie bekommen einen Plan mit klaren Schritten, Zuständigkeiten und Kosten, den Sie selbst umsetzen oder gemeinsam mit uns angehen können.
Ergebnis
Was Sie nach der KI-Beratung in der Hand haben
Potenziale
Eine Liste der Aufgaben, bei denen KI in Ihrem Betrieb Zeit oder Fehler spart, sortiert nach Nutzen.
Kosten
Eine Rechnung, was Abos, Schnittstellen oder eigene KI im Monat kosten und was sie bringen.
Regeln
Eine KI-Richtlinie für Ihr Team und ein Schulungsplan für die KI-Kompetenz nach AI Act.
KI-Beratung in 73 Sekunden erklärt
Wie unsere KI-Beratung abläuft und was Sie am Ende in der Hand haben.
Mit KI erstellt, von Vektorbit geprüft.
Transkript lesen
Vektorbit: KI-Beratung für den Mittelstand (Erklärvideo mit Motion Design und Sprecherstimme, 73 Sekunden). Stimme mit KI erzeugt.
KI-Beratung für den Mittelstand. In vier Schritten zu Ihrem KI-Plan.
ChatGPT haben viele schon ausprobiert. Doch im Alltag ändert sich wenig. Unklar ist, wo KI wirklich hilft. Regeln fürs Team fehlen. Und die Kosten sind schwer zu kalkulieren.
So gehen wir vor. Erstens: das Erstgespräch, mit Ihren Zielen, Engpässen und dem Rahmen. Zweitens: die Analyse Ihrer Abläufe, Programme und Daten. Drittens: der Plan, mit Anwendungsfällen, Werkzeugen, Kosten und Regeln. Viertens: die Umsetzung, selbst oder mit uns, mit einem gemessenen Pilotprojekt.
Ihr Ergebnis ist ein schriftlicher KI-Plan. Er zeigt, wo KI in Ihren Abläufen hilft, was Werkzeuge und Einführung kosten, und wie Ihr Team KI nutzen darf.
KI ist ein mächtiges Triebwerk. Steuern müssen Menschen.
Vereinbaren Sie jetzt ein Gespräch. Vektorbit.
Für wen
Für Unternehmen, die KI mit Plan statt mit Zufall einsetzen wollen
Die Möglichkeiten von KI sind groß, die Zeit für Auswahl und Tests ist knapp. Ohne Plan entstehen Insellösungen, doppelte Abos, unklare Kosten und Unsicherheit beim Datenschutz. Eine KI-Beratung bringt Ordnung in diese Fragen, bevor Geld ausgegeben wird.
- Unklar, wo KI im eigenen Betrieb wirklich hilft
- Erste Tests mit ChatGPT ohne Wirkung im Alltag
- Mitarbeitende nutzen KI ohne gemeinsame Regeln
- Fragen zu Datenschutz, Kosten und AI Act
Leistung
Was wir in der KI-Beratung übernehmen
KI-Potenzialanalyse
Wir prüfen Ihre Abläufe und bewerten, wo KI Zeit spart, Fehler vermeidet oder Wartezeiten verkürzt.
Auswahl der Werkzeuge
Wir vergleichen ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Schnittstellen und lokale KI und empfehlen, was zu Ihnen passt.
Kosten und Wirtschaftlichkeit
Wir rechnen Lizenzen, Nutzung und Einführung durch und stellen sie der eingesparten Zeit gegenüber.
Datenschutz und AI Act
Wir prüfen Anbieter, Einstellungen und Verträge und zeigen, welche Pflichten aus der KI-Verordnung für Sie gelten.
Schulung und KI-Kompetenz
Wir schulen Ihr Team nach Rolle, damit KI sicher und wirksam genutzt wird, mit Nachweis für Ihre Unterlagen.
Pilot und Umsetzung
Auf Wunsch setzen wir den ersten Anwendungsfall um und messen, was er im Alltag bringt.
Praxis
KI-Beratung im Mittelstand: wo KI in welcher Abteilung hilft
KI ist ein mächtiges Triebwerk. Steuern müssen Menschen. In der KI-Beratung suchen wir deshalb Aufgaben, bei denen KI Routine übernimmt und Ihr Team die Entscheidungen behält. Typische Beispiele aus dem Mittelstand:
- Vertrieb: Angebote aus Vorlagen erstellen, Anfragen zusammenfassen, Nachfassen vorbereiten.
- Kundenservice: E-Mails vorsortieren, Antwortentwürfe schreiben, Anrufe mit einem KI-Telefonassistenten annehmen.
- Buchhaltung: Belege auslesen, Rechnungen prüfen, Fragen zu offenen Posten beantworten.
- Personal: Stellenanzeigen formulieren, Bewerbungen vorsortieren, Einarbeitungsunterlagen erstellen. Die Auswahl trifft immer ein Mensch.
- Einkauf und Produktion: Lieferantenangebote vergleichen, Wartungsberichte auswerten, Anleitungen verständlich aufbereiten.
Welche dieser Aufgaben sich bei Ihnen lohnen, hängt von Menge, Datenlage und Abläufen ab. Das klären wir in der KI-Beratung mit Zahlen statt mit Vermutungen.
Selbst rechnen
Was kostet Routine Ihr Team im Jahr?
Drei Schieberegler, Ihre eigenen Werte. So sehen Sie in Sekunden, wie viel Arbeitszeit in wiederkehrenden Aufgaben steckt, die eine KI-Beratung für Sie prüft.
Routine im Jahr
1.840 h
entspricht etwa
82.800 €
Gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Der Rechner läuft nur in Ihrem Browser, nichts wird übertragen. Wie viel davon KI übernehmen kann, klären wir in der Analyse.
Ergebnis besprechenAbo, Schnittstelle oder eigene KI: welche Variante passt?
Eine der wichtigsten Fragen in jeder KI-Beratung ist die Wahl des Betriebsmodells. Es gibt drei Wege, die sich oft sinnvoll kombinieren lassen.
Abo je Person
Dienste wie ChatGPT Business, Microsoft 365 Copilot oder Gemini für Google Workspace werden je Nutzer und Monat abgerechnet. Das ist gut planbar und passt, wenn Menschen täglich mit KI schreiben, recherchieren oder auswerten. Nachteil: Sie zahlen auch für Plätze, die wenig genutzt werden.
Nutzung über eine Schnittstelle
Über eine Programmierschnittstelle (API) binden Sie ein KI-Modell direkt in Ihre Abläufe ein, etwa in Ihr Ticketsystem, Ihre Warenwirtschaft oder einen Chatbot auf der Webseite. Abgerechnet wird nach verarbeiteter Textmenge. Das ist bei automatisierten Aufgaben oft günstiger, braucht aber eine saubere Einrichtung.
Eigene KI
Offene Modelle lassen sich auf eigener Hardware oder in einem Rechenzentrum in Deutschland betreiben. Das lohnt sich bei sehr sensiblen Daten oder großen Mengen gleichartiger Aufgaben. Statt Gebühren je Anfrage fallen Einmalkosten und Betrieb an.
In der Praxis ist eine Mischung oft am wirtschaftlichsten: große KI-Dienste für anspruchsvolle Aufgaben, kleinere oder eigene Modelle für Routine, verbunden mit vorhandener Automatisierung. Welche Mischung zu Ihnen passt, rechnen wir in der Beratung durch.
Fünf Fehler bei der KI-Einführung und wie Sie sie vermeiden
- Mit dem Werkzeug statt mit der Aufgabe beginnen. Wer zuerst Lizenzen kauft und dann nach Einsatzzwecken sucht, zahlt für Plätze, die niemand braucht. Besser: erst die Aufgaben, dann das Werkzeug.
- Keine Regeln für das Team. Ohne Richtlinie landen Kundendaten in privaten Konten. Eine kurze, verständliche KI-Richtlinie schützt Sie und gibt Ihrem Team Sicherheit.
- Alles auf einmal wollen. Große Projekte ohne Zwischenergebnis verlieren Rückhalt. Ein kleiner Pilot mit messbarem Ergebnis überzeugt mehr als jede Präsentation.
- Die Menschen vergessen. KI verändert Arbeit. Wer die Mitarbeitenden früh einbindet und schult, bekommt Ideen statt Widerstand.
- Kosten nur auf die Lizenz beziehen. Einführung, Schulung, Anbindung und Pflege gehören dazu. Erst die Gesamtrechnung zeigt, ob sich ein Einsatz lohnt.
Genau diese Punkte deckt unsere KI-Beratung ab, damit Ihr erstes KI-Projekt kein teures Experiment wird.
Gut zu wissen
KI als Antwort auf den Fachkräftemangel
Viele Betriebe im Mittelstand finden nicht genug Fachkräfte. Neue Stellen lassen sich nicht immer besetzen, und die vorhandenen Mitarbeitenden verlieren Zeit mit Routine. KI kann hier entlasten: nicht als Ersatz für Menschen, sondern als Werkzeug, das wiederkehrende Arbeit übernimmt.
Wenn ein Team weniger Zeit mit Abtippen, Sortieren und Nachfragen verbringt, bleibt mehr Zeit für Kunden, Qualität und Entwicklung. Produktivität steigt, ohne dass mehr Personal nötig ist. Das ist für viele unserer Kunden der eigentliche Grund für eine KI-Beratung.
Wenn Sie zusätzlich neue Mitarbeitende suchen, verbinden wir beides: KI für die Routine und Mitarbeitergewinnung für die Stellen, die Menschen brauchen.
So bereiten Sie sich auf die KI-Beratung vor
Sie brauchen keine Vorkenntnisse. Diese Punkte helfen aber, damit wir schnell zu Ergebnissen kommen:
- Welche Aufgaben kosten Ihr Team heute die meiste Zeit?
- Wo entstehen Fehler, Wartezeiten oder doppelte Arbeit?
- Welche Programme nutzen Sie, zum Beispiel Microsoft 365, ein ERP oder ein CRM?
- Nutzen Mitarbeitende schon KI-Werkzeuge, und wenn ja, welche?
- Gibt es Daten, die das Haus auf keinen Fall verlassen dürfen?
Notieren Sie Ihre Antworten in Stichworten. Den Rest klären wir im Erstgespräch.
Woran Sie eine gute KI-Beratung erkennen
- Unabhängigkeit: Die Beratung empfiehlt Werkzeuge nach Ihrem Bedarf und legt offen, wo Provisionen fließen.
- Zahlen statt Schlagworte: Jeder Vorschlag hat eine Kostenrechnung und einen erwarteten Nutzen.
- Datenschutz von Anfang an: Verträge, Einstellungen und Regeln sind Teil des Plans, nicht ein Nachtrag.
- Ergebnis zum Mitnehmen: Sie erhalten einen schriftlichen Plan, den Sie auch ohne den Berater umsetzen können.
- Praxisbezug: Die Beratung spricht mit den Menschen, die die Arbeit machen, nicht nur mit der Geschäftsführung.
An diesen Maßstäben lassen wir uns messen.
Wer in Ihrem Unternehmen mitmachen sollte
KI-Projekte gelingen, wenn die richtigen Menschen früh dabei sind. Für die Beratung brauchen wir nicht viel Zeit von Ihrem Team, aber die passenden Gesprächspartner:
- Geschäftsführung: legt Ziele und Rahmen fest und entscheidet am Ende über den Plan.
- Fachbereiche: die Menschen, die die Arbeit täglich machen. Sie kennen die Engpässe am besten und wissen, wo Routine Zeit frisst.
- IT oder IT-Dienstleister: kennt Programme, Schnittstellen und Sicherheitsvorgaben.
- Datenschutz: die interne oder externe Datenschutzbeauftragte Person prüft mit uns die geplanten Anwendungen.
- Betriebsrat, falls vorhanden: wird bei Werkzeugen, die Leistung oder Verhalten erfassen können, frühzeitig beteiligt.
Pro Abteilung reicht meist ein Gespräch von etwa einer Stunde. So bleibt der Aufwand für Ihr Tagesgeschäft klein, und der Plan beruht trotzdem auf echten Abläufen statt auf Annahmen.
Nach der Analyse stellen wir die Ergebnisse gemeinsam vor. Dabei entscheiden Sie, welche Anwendungsfälle zuerst kommen, wer intern verantwortlich ist und wie der Erfolg gemessen wird. Gemessen wird zum Beispiel an eingesparter Zeit, kürzeren Antwortzeiten oder weniger Rückfragen.
Ablauf
So läuft die KI-Beratung ab
Erstgespräch
Wir klären Ziele, Engpässe und Rahmen. Danach wissen Sie, ob eine KI-Beratung für Sie sinnvoll ist.
Analyse
Wir sehen uns Abläufe, Programme und Daten an und sprechen mit den Menschen, die die Arbeit machen.
Plan
Sie erhalten einen schriftlichen Plan mit Anwendungsfällen, Werkzeugen, Kosten, Regeln und Zeitplan.
Umsetzung
Sie setzen selbst um oder wir starten gemeinsam mit einem ersten Pilotprojekt und messen das Ergebnis.
Selbsttest
Wie bereit ist Ihr Betrieb für KI?
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Beantworten Sie die 4 Fragen
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Sicherheit
Datenschutz und AI Act in der KI-Beratung
KI im Unternehmen ist nur dann ein Gewinn, wenn sie sicher läuft. Deshalb prüfen wir in jeder KI-Beratung, welche Daten in welches Werkzeug fließen dürfen, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist und welche Einstellungen der Anbieter dafür bietet.
Die KI-Verordnung der EU verpflichtet Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu ergreifen (Art. 4). Seit der Änderung im Juli 2026 geht es darum, die Kompetenz zu fördern, nicht ein bestimmtes Niveau zu garantieren. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben, eine Dokumentation ist sinnvoll. Den Text der Verordnung finden Sie bei EUR-Lex.
Für Anwendungen mit höherem Risiko, etwa bei der Auswahl von Bewerbern, gelten strengere Regeln. In der KI-Beratung zeigen wir Ihnen, wo diese Grenzen liegen. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Mehr dazu im Beitrag KI-Kompetenz nach AI Act.
KI-Beratung für Unternehmen: womit Sie bei den Kosten rechnen
Der Preis einer KI-Beratung hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Zahl der Abteilungen und der Tiefe der Analyse ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit festem Umfang, bevor die Arbeit beginnt.
Dazu kommen später die laufenden Kosten der Werkzeuge. Ein Abo wie ChatGPT Business oder Microsoft 365 Copilot wird je Person und Monat berechnet, die Nutzung über eine Schnittstelle nach Verbrauch. Was das konkret bedeutet, zeigt unser Beitrag Was kostet ChatGPT für Unternehmen?. Eine erste Rechnung für Ihr Team machen Sie mit dem KI-Kostenrechner.
Förderung über das BAFA
Kleine und mittlere Unternehmen können Beratungen über das Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ des BAFA bezuschussen lassen. In den westdeutschen Bundesländern, also auch in NRW, sind das laut IHK 50 Prozent von höchstens 3.500 Euro Beratungskosten, also bis zu 1.750 Euro je Beratung. Wichtig: Der Antrag muss gestellt und vorgeprüft sein, bevor der Beratungsvertrag unterschrieben wird. Die Richtlinie läuft bis zum 31. Dezember 2026. Ob Ihre KI-Beratung förderfähig ist, prüfen wir gemeinsam mit Ihnen vorab. Details nennt die IHK Mittleres Ruhrgebiet (Stand Oktober 2026).
Abschluss
Am Ende der KI-Beratung: Ihr KI-Plan mit Zahlen
Am Ende der KI-Beratung liegt ein Dokument auf dem Tisch, mit dem Sie arbeiten können. Es enthält:
- die Anwendungsfälle mit dem größten Nutzen, sortiert nach Aufwand,
- die passenden Werkzeuge und ihre laufenden Kosten,
- eine KI-Richtlinie für Ihr Team als Entwurf,
- einen Schulungsplan nach Rollen,
- einen Zeitplan mit Zuständigkeiten für die ersten Schritte.
Damit entscheiden Sie auf Basis von Zahlen, ob und wo Sie KI einsetzen. Wenn Sie möchten, begleiten wir die Umsetzung. Wenn nicht, gehört der Plan trotzdem Ihnen.
Preis
Ihr Angebot für die KI-Beratung
KI-Beratung
Preis nach Analyse, schriftlich vorab
- Erstgespräch und Analyse Ihrer Abläufe
- Bewertung der Anwendungsfälle nach Aufwand und Nutzen
- Schriftlicher KI-Plan mit Kosten und Zeitplan
- Entwurf einer KI-Richtlinie für Ihr Team
Umfang und Preis legen wir vor Beginn schriftlich fest.
Fragen
Häufige Fragen zur KI-Beratung
Was bringt eine KI-Beratung konkret?
Einen Plan, welche Aufgaben sich für KI eignen, welche Werkzeuge passen und was das kostet. Damit entscheiden Sie auf Basis von Zahlen und vermeiden teure Fehlkäufe.
Für welche Unternehmen eignet sich eine KI-Beratung?
Für Unternehmen aus dem Mittelstand, die KI nicht nur ausprobieren, sondern gezielt einsetzen wollen. Besonders lohnt sie sich, wenn viele wiederkehrende Aufgaben anfallen oder Fachkräfte fehlen.
Brauchen wir eigene Daten oder Programmierer?
Für den Einstieg nicht. Viele Anwendungen laufen mit vorhandenen Programmen und gängigen KI-Diensten. Wo eigene Daten nötig sind, binden wir sie sicher an.
Ist KI mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja, wenn Anbieter, Einstellungen und Verträge passen. In der KI-Beratung prüfen wir das für jede geplante Anwendung und dokumentieren es für Sie.
Was verlangt der AI Act von uns?
Wer KI beruflich nutzt, muss Maßnahmen zur KI-Kompetenz seiner Mitarbeitenden ergreifen. Weitere Pflichten hängen vom Einsatzzweck ab. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
Welche KI-Werkzeuge empfehlen Sie?
Das hängt von Ihren Programmen und Aufgaben ab. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, prüft oft Copilot, andere fahren mit ChatGPT Business oder einer eigenen Lösung besser. Wir sind an keinen KI-Anbieter gebunden.
Wie lange dauert eine KI-Beratung?
Das hängt von der Größe Ihres Betriebs und der Zahl der Abteilungen ab. Den Zeitplan legen wir im Angebot fest, bevor es losgeht.
Kann die KI-Beratung gefördert werden?
Oft ja, zum Beispiel über die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen für KMU. Der Antrag muss vor dem Vertrag gestellt werden. Wir prüfen die Möglichkeiten vorab mit Ihnen.
Findet die KI-Beratung vor Ort statt?
Wir arbeiten digital, per Video und mit gemeinsamen Dokumenten. Wenn Sie einen Termin vor Ort wünschen, sprechen wir darüber.
Sind Sie an bestimmte KI-Anbieter gebunden?
Nein. Wir empfehlen nach Ihrem Bedarf. Wo wir mit Partnern zusammenarbeiten und eine Provision erhalten, sagen wir das offen.
Was unterscheidet KI-Beratung von einer KI-Schulung?
Die KI-Beratung klärt, wo und wie KI in Ihrem Betrieb eingesetzt wird. Die Schulung bringt Ihrem Team bei, die gewählten Werkzeuge sicher zu nutzen. Beides ergänzt sich.
Was passiert nach der KI-Beratung?
Sie entscheiden. Sie können den Plan selbst umsetzen oder mit uns ein erstes Pilotprojekt starten. Auf Wunsch übernehmen wir auch Schulung und Betreuung.
Selbst prüfen: KI-Kostenrechner
Rechnen Sie vor der KI-Beratung aus, was ChatGPT, Copilot oder eine eigene Lösung für Ihr Team im Monat kosten.
Wissen